Dematerializzazione note spese

Prendendo spunto dalla risposta dell’Agenzia delle Entrate, la n. 142E del 24 giugno scorso, a seguito di un interpello sulla possibilità di dematerializzazione e conservazione delle note spese e dei documenti giustificativi connessi ai rimborsi riconosciuti ai lavoratori, e nello specifico relativi al servizio di trasporto tramite taxi, saldati utilizzando, di regola, la carta di credito aziendale, esponiamo   una serie di “considerazioni” sulla corretta gestione del mantenimento delle ricevute fiscali.

Rendendo la propria soluzione interpretativa, nella risposta all’interpello in esame, l’Agenzia delle Entrate ribadisce che per i dipendenti trasfertisti è possibile conservare anche solo le copie digitali delle note spese e dei relativi giustificativi cartacei, purché riferiti a trasferte nei paesi dell'Unione Europea in quanto si tratta di documenti "non unici" per i quali è possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatorio il mantenimento anche da altri soggetti.

Difatti la conservazione dei giustificativi allegati alle note spese trovano corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali secondo quanto riportato sui messaggi num.417 del 2019 e num. 740 del 2021.

In particolare, con la risposta num. 740/2021, l’Amministrazione finanziaria ha chiarito che la disciplina in materia non chiede che sia necessariamente apposta la firma digitale, elettronica qualificata o avanzata, per la corretta formazione del documento informatico, nemmeno per ragioni fiscali, pertanto i giustificativi di spesa riferiti alle trasferte possono essere conservati mediante una procedura di completa dematerializzazione che consente l’accesso al sistema informatico predisposto direttamente al dipendente o ad un suo delegato, purché però tale procedura garantisca che siano rispettati i requisiti di immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità dei documenti come previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs n. 82/2005), anche quando la nota spese è sprovvista della firma digitale, elettronica qualificata o elettronica avanzata del trasfertista.

Nella risposta del 24 giugno scorso è chiarito, di nuovo, che  è consentito a seguito di trasformazione digitale dei documenti di  procedere alla contestuale distruzione delle versioni cartacee ma esclusivamente dei ''documenti analogici non unici'',  ovvero  delle fatture e dei documenti ad esse fiscalmente assimilabili emesse da soggetti esteri comunitari (UE), incluse quelle rilasciate dai tassisti, nonché dei titoli di viaggio su mezzi di trasporto pubblico.

Diversamente, in assenza di intervento di un pubblico ufficiale nel processo di conservazione elettronica, sarà preclusa la distruzione delle versioni cartacee dei ''documenti unici''   come sono ad esempio i giustificativi di spesa emessi da soggetti esteri non comunitari (extra UE).

E’ necessario effettuare le operazioni corrette per dematerializzare i documenti fiscali, di seguito si richiamano alcuni elementi che hanno una rilevanza sostanziale ai fini tributari  e che possono essere sintetizzati  nel  rispetto dei requisiti di immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità.

 Ne discende che anche la rilevanza fiscale dei costi connessi alle trasferte con la deducibilità in capo al datore di lavoro istante e non imponibilità in capo al dipendente, è subordinata alla corretta formazione della nota spese in modalità informatica.

Resta inteso che i giustificativi di spesa, anche se dematerializzati, devono comunque permettere la verifica dell'esistenza dei requisiti di inerenza, competenza e congruità.

Per semplificare le operazioni e garantire la sicurezza dei documenti dematerializzati sono disponibili diverse soluzioni sia con piattaforme gestite in azienda ovvero con l’affidamento totale delle operazioni di digitalizzazione affidate a soggetti terzi.

27 giugno 2024